Une fois n’est pas coutume, le sujet du jour concerne le travail, ou plutôt, la méthode de travail. Ben oui, ce n’est pas parce que c’est vendredi aujourd’hui qu’il faut se servir un ricard à 10 heures du matin. Allez les moules, debout la d’dans !

Ceux d’entre vous qui ont eu l’incommensurable plaisir de m’avoir comme collègue de travail savent combien je suis un mordu de l’optimisation des processus de travail, voire de l’automatisation, ce qui est une façon élégante d’avouer que je déteste faire deux fois la même chose. Tant qu’à faire, j’aime autant ne faire une tâche qu’une fois, et passer un peu plus de temps à la machine à café. Sinon, cela s’appelle du « rework », et je déteste répéter deux fois la même chose. Vraiment, je déteste répéter deux fois la même chose. Vous pas?

Ce « trait » de caractère s’exprime chez moi sous forme d’un questionnement intérieur permanent sur ce que je suis en train de faire: « n’y a-t-il pas moyen de faire cela plus efficacement? », « Est-ce que j’utilise les bon outils ? » , « quel serait l’outil idéal ? », etc. Au fil du temps cette manie est devenue une obsession, ce qui fait dire aux mauvaises langues que je perds beaucoup de temps à réfléchir à ces questions, ce qui est un comble pour un fana de l’optimizécheune. Ce n’est pas moi qui vais leur donner tort : j’adore réfléchir. D’ailleurs je ne suis pas le seul, la réflexion sur la productivité est très à la mode chez les anglo-saxons. Dans le domaine du développement web, cela porte même un nom : « Getting Things Done », qui a d’ailleurs inspiré un e-book constituant aujourd’hui la bible des prêtres du ouaibe 2.0 : « Getting Real » dont je vous recommende la lecture (lecture gratuite en ligne ici) .

Avec ce billet, je voudrais vous exposer ma nouvelle manière de gérer ma liste de tâches et mes emails. Telle une pub pour Dash, commençons par « Avant ».

l’ère prégémailique dite « âge du logiciel email client « 

Depuis que je tapote des emails, et jusqu’il y a 2 mois (et mon dernier crash d’ordinateur), j’utilisais Microsoft Outlook 2003 pour gérer mes emails, mes contacts, mes tâches. Autant dire que je passais mon temps à classer, encoder, corriger,bref, c’est lourd et fastueux, mais cela fonctionnait plus ou moins, jusqu’à ce que j’arrive à ce que le fichier .pst stockant mes données atteigne le giga. Démarrage lent, crash fréquent, et zoup, un jour je perdis tout.

outlook

l’ère gémailique dite « âge du ouaibe deux »

Après m’être frictionné le corps avec des orties et m’être versé du jus d’oignon dans les yeux pour ne pas avoir fait de backup récent, je pris la décision de me protéger de moi-même: dorénavant, j’utiliserais gmail.

gmail

Pour les néophites d’entre vous, Gmail est une interface en ligne qui permet de consulter ses emails via son navigateur internet, on appelle donc cela un « webmail » (14 points au scrabble, maman!) . En soit ce n’est pas neuf, c’est d’ailleurs Microsoft qui a popularisé cela via son service hotmail. Mais gmail a mis des stéroà¯des et de l’EPO dans la soupe aux lentilles: 6 gigas de stockage gratuit (et chaque jour quelques megas en plus), interface claire et allégée (la pub est discrète), réactive (ce qui rend l’expérience utilisateur aussi fluide que le travail hors ligne) et surtout des fonctionnalités bien pensées, avec peu ou prout de superflu.

Ce qui est vachement bien, c’est que c’est Google qui développe gmail, et Google, ce sont des pros de la recherche de fichiers. Donc avec vos emails dans gmail, vous n’avez plus besoin de les classer dans des dossiers. D’ailleurs c’est bien simple, il n’y en a pas. Il y a à la place des « labels » ou « étiquettes ». La différence? Dans l’ère prégémailique, quand vous mettiez votre email dans le dossier « famille » mais que cet email parle aussi de « travail », vous deviez pour bien faire, en faire une copie pour que le dossier « travail » soit également à jour. Oulala, tout de suite, 3 clics vous obligeant à vous distraire du fil de votre activité pour faire ce que j’appelle de la « micro administration ». Multipliez ces 3 clicks par le nombre d’emails que vous traitez par jour, et vous mesurez l’ampleur du gaspillage. Pendant ce temps là , à la machine à café…

Par contre, les labels ne sont pas restrictives, elles, non môssieur. Elles « qualifient » l’email. Vous pouvez donc assigner autant de labels que vous le souhaitez (bien entendu, l’abus de label peut nuire à votre fertilité: mieux vaut se limiter à une vingtaine d’étiquettes maximum). Et si d’aventure vous ne le faites pas? Pas de souci, avec gmail, vous n’avez qu’à vous souvenir d’un élément de l’email, genre le prénom de l’émetteur, faites une recherche, et 99,9% du temps, votre email est dans les résultats proposés. Donc gmail, label ou pas, reste courtois.

A ce stade, quoiqu’encore un peu maladroit(e), vous êtes prêt(e) pour le décollage au pays de la super productivité 2.0: la gestion des tâches intégrée à la gestion des emails. Accrochez vous à votre tasse de café, ca va décoiffer, welcome to ze…

ère du remember-the-gémilkique dite « âge du je-clique-d’une-pierre-trois-coups »

1. vous laissez tomber Internet Explorer pour Mozilla Firefox

2. Vous créez un compte (gratuit) sur Remember The Milk

3. vous installez l’extension Remember the milk for Gmail puis vous redémarrez firefox et retournez sur gmail.

Gmail+RTM

Et là , oh sublime hallucination, expérimentez le travail fabuleux d’intégration à la Getting Things Doneâ„¢ . Vous vous retrouvez à convertir automatiquement des emails en tâche à faire, avec la bonne date, le bon contact, le bon timing. De la bombe, je vous dis.

Tout cela, pour pas un balle, et si votre ordi crashe, vous n’avez rien perdu, maman Google se charge de tout.

C’est pas beau la technologie?